מרחב העבודה שלי ב-Notion

לקח זמן עד שפיצחתי את נויישן, ועד שהפכתי אותה לכלי מותאם אישית. היום נויישן עוזרת לי לנהל כמעט כל אספקט בחיי. אתם מוזמנים לקצר דרך על הגב של הניסיון שלי

מרחב העבודה שלי בנויישן - Notion

בכל בוקר, אחרי שהכנתי לעצמי קפה, אני פותח את נויישן (Notion) ונכנס לדשבורד הראשי (Prime Dashboard) במרחב העבודה שלי (Workspace).
כאן, בדשבורד הראשי, אני רואה במבט מהיר את כל המשימות שעלי לטפל בהן היום. זהו המסך העיקרי שמלווה אותי לאורך יום העבודה, וגם מעבר לשעות העבודה בענייני הפרטיים. תמיד פתוח, תמיד נגיש בקליק – במחשב הנייח, בלפטופ ובטלפון. אין לי טאבלט.

נויישן - מרחב העבודה שלי
הדשבורד הראשי במרחב העבודה שלי בנויישן, מצב מקווץ

נויישן היא הפלטפורמה שעוזרת לי לנהל את חיי – במישור האישי, המקצועי והעסקי. אני משתמש בה כדי לנהל את ענייני הכספיים (הכנסות והוצאות), לקוחות ופרויקטים, תוכן וערוצים ועוד ועוד – כמעט כל אספקט בחיי מנוהל, החל מנובמבר 2019, בעזרת נויישן.

הפעילות שלי בנויישן מתנהלת באופן שוטף וחלק בשתי שפות – עברית ואנגלית. החלק הארי של הפעילות הוא בעברית, מימין לשמאל, אבל חלק נכבד מתבצע באנגלית. הכל באותו דאטה-בייס.
איך לעבוד עם נויישן בעברית

לפני שהעברתי את החיים שלי לנויישן, השתמשתי בכלים כגון וונדרליסט, טרלו, אסנה, קודה, וכמובן בגיליונות אלקטרוניים (אקסל, גוגל-שיטס). לכתיבה ופתקים השתמשתי בוורד, גוגל-דוקס, גוגל-קיפ ובכלים נוספים שהשלימו את הפלטפורמה המרכזית בה התנהלו הפרויקטים והמשימות.
זה היה יעיל אבל מתיש.

נויישן מאפשרת לי לרכז כמעט את ה-כ-ל במקום אחד, ולארגן את הכל בדיוק לפי סגנון העבודה המתאים לי ולצוות שאיתי.

למעשה, בניתי בנויישן אפליקציה חכמה וגמישה, שאני יכול להתאים אותה בכל רגע נתון לשינויים בעסק שלי, בחיי ובסגנון העבודה שלי.

עקרונות מנחים

  • מרחב העבודה מתוכנן ובנוי עפ"י העקרונות של מתודולוגיית GTD מאת דיוויד אלן.
  • הנתונים והמידע מרוכזים בטבלאות אב (Master Tables), ומנוהלים באמצעות תצוגות (Views) בדפי דשבורד מותאמים אישית.
  • לכל פריט מידע יש רשומה אחת ופעולת קלט אחת.
  • כל דבר הוא משימה – Everything is a Task.
  • פשטות – Keep it Simple.

הדשבורד הראשי – Prime Dashboard

הדשבורד הראשי במרחב העבודה שלי בנויישן מורכב מרכיבי טוגל (Toggle Blocks) שניתנים לפרישה ולכיווץ. בכל רכיב טוגל יש תצוגה מסוננת של טבלת אב (Master Table) מהדאטה-בייס שמניע את מרחב העבודה.
המבנה הזה מאפשר לי לראות כמה דברים בבת אחת, או להתמקד באחד או שניים, תוך שמירה על מראה נקי ומסודר.

למעלה, בראש הדף, יש רכיב טוגל עם לינקים לדפי מפתח במרחב העבודה. מעין מפת אתר קטנה ושימושית שמאפשרת דילוג מהיר מהדשבורד הראשי לדשבורד אחר. הלינקים מסודרים באובייקטים גלובליים שיכולים לשמש ככלי ניווט במרחב העבודה.

האזור המרכזי מתחלק לשתי עמודות. העמודה השמאלית, בה מתבצעת רוב העבודה, כוללת רכיבי טוגל עם משימות לביצוע עפ"י קטגוריות. המשימות נמשכות מתוך טבלת האב של המשימות (Master Tasks Table), ומסוננות עפ"י הקטגוריות – אינבוקס, משימות יומיות, תשלומים, משימות אישיות, משימות מכירה (לידים), משימות ניהול עסקי וניהול לקוחות, ומשימות ייצור (לחיוב).
בכל קטגוריה יש לפחות שתי תצוגות (Views) של הנתונים; תצוגת ברירת המחדל היא למשימות המיועדות להיום, או שהיו צריכות להתבצע עד היום (On or before Today). תצוגה נוספת היא של כל המשימות הפתוחות (Active) בכל קטגוריה.
בטוגל של משימות תשלום יש גם תצוגה חודשית. בחלק מן הקטגוריות יש תצוגה משתנה (Today+) המיועדת להצגת משימות בטווח תאריכים.

העמודה הימנית כוללת טוגלים תומכים, עם נתונים שנמשכים מטבלאות אב – לקוחות, פעילויות, חשבוניות וכד'.

מתחת לשתי העמודות יש רכיב טוגל עם נתונים שנמשכים מטבלת אב 'פרויקטים'. גם הוא טוגל תומך, שהיה צריך להיות למעשה בעמודה הימנית, אך הנתונים בו מחייבים תצוגה רחבה.

התפריט הצידי – עץ המרחב

מרחב העבודה משרת את חמשת תחומי החיים שלי: העניינים האישיים והמשפחתיים, העניינים הפיננסיים, המשאבים והידע, התוכן וערוצי התוכן, העסק והלקוחות. לכל אחד מאלה יש אזור במרחב העבודה, שמוצג בתפריט הצידי של נויישן. בכל אזור מספר דפי דשבורד ממוקדים.

לעסק יש שני אזורים, אחד לניהול העסק עצמו והשני לניהול הלקוחות. למעשה, אפילו שלושה אזורים, כולל תיק העבודות (Portfolio), שהוא אזור פומבי.

בנוסף, יש בתפריט הצידי אזור אדמין, המיועד לכל מה שקשור בניהול ובתפעול של מרחב העבודה בנויישן. לדוגמא תבניות, בלוקים גלובליים וכד'.

הלינק העליון בתפריט הצדי הוא, כמובן, הדשבורד הראשי. מתחתיו יומן המשימות, שהוא כלי לתכנון חודשי ושבועי, ותיבת אינבוקס אליה נכנסים כל הפתקים שאחר-כך הופכים למשימות.

בתחתית התפריט אזור ה-Databases עם כל טבלאות האב.

הדאטה-בייס

מרחב העבודה שלי בנויישן בנוי עפ"י התפיסה של ריכוז מידע בטבלאות אב (Master Tables), וניהולו באמצעות דשבורדים ותצוגות דינאמיות. אפשר לקבל הסבר מפורט על הגישה בווידאו של וויליאם נאט.

הדאטה-בייס שלי כולל 5 טבלאות ליבה, 4 טבלאות עזר, ו-2 טבלאות ייחוס. כל הטבלאות מקושרות ביניהן, באמצעות שדות קישור (Realtion) ושדות איסוף (Rollup).

מרחב העבודה שלי ב-Notion - דאטה-בייס
טבלאות אב בדאטה-בייס של מרחב העבודה

טבלאות הליבה (Core Tables) הן המנוע של האפליקציה. הן הבסיס להכל. למעשה, כל אפליקציה המיועדת לניהול משימות ופרויקטים צריכה לכלול את 5 הטבלאות האלה – צוות, לקוחות, פעילויות, פרויקטים ומשימות.

למי שמנהל את כל ענייניו לבד – ללא שותפים משפחתיים, חברתיים או עסקיים – יש רק רשומה אחת בטבלת הצוות (Team).

טבלת הלקוחות (Entities) כוללת גם לקוחות "פנימיים" (ולפיכך, גם פעילויות פנימיות, פרויקטים פנימיים ומשימות פנימיות). במרחב העבודה שלי יש ארבעה לקוחות פנימיים – אני הפרטי, אני העסקי, מנהלת התוכן שלי (אני מייצר המון תוכן), ולקוח פנימי נוסף באמצעותו אני מנהל את ארגז הכלים הדיגיטלי.
מי שאין לו פעילות עסקית יכול, כמובן, להסתפק רק בלקוחות הפנימיים המתאימים לו. הדאטה-בייס הבסיסי ביותר כולל לקוח פנימי אחד.

טבלאות העזר וטבלאות הייחוס עשויות להיות שונות אצל כל משתמש, בהתאם לסוג הפעילויות שלו.
לדוגמא, מי שאינו מנהל עסק, לא צריך טבלת מעקב לחשבוניות.

טבלת המשימות – Master Tasks Table

זוהי, מן הסתם, הטבלה העמוסה ביותר והפעילה ביותר. כל הדאטה-בייס וכל הדשבורדים נמצאים כאן בשבילה. בעת כתיבת שורות אלה, טבלת האב 'משימות' (Tasks) כוללת למעלה מ-3,500 משימות. רובן הגדול, כמובן, במצב 'בוצע' (Done).

כל דבר הוא, בעצם, משימה. לדוגמא, פתק (Note) נכנס לטבלת המשימות, וכל עוד אין לו שיוך לפרויקט כלשהו, הוא מוצג באינבוקס – שהיא, למעשה, תצוגה של טבלת המשימות עם מסנן (Filter).
פתקים עם מידע דחוף, מטופלים מייד או באותו היום, ופעם בשבוע מתבצעת פעולה של בדיקה וניקוי האינבוקס בראייה כוללת.

יש כמה סוגי משימות, שנבדלות ביניהן עפ"י השיוך לפרויקט (שמשויך לפעילות שמשויכת ללקוח), ומגוון של הגדרות ופרמטרים.

  • משימות לביצוע – עבור לקוח פנימי או לקוח חיצוני.
  • משימות לתשלום / מעקב תשלומים – עם סכום בסימן מינוס (-) ותאריך לפי מועד התשלום המתוכנן.
  • משימות למעקב.
  • משימות מידע – ללא תאריך. לדוגמא, משימות המשויכות לפרויקטי Wiki.

המכנה המשותף לכל המשימות מחוץ לאינבוקס הוא שיוך לפרויקט כלשהו, הגדרת סטטוס משימה (לא התחילה, בביצוע, בהמתנה, בוצעה). שאר הפרמטרים (סה"כ 32 במספר) הם לפי אופי המשימה והקשריה. חלק מהפרמטרים הם ידניים, וחלק דינאמיים מתוך הקישור לפרויקט, לפעילות וללקוח.

טבלת האב 'משימות' בדאטה-בייס

סיכום דבר

מרחב העבודה שלי בנויישן נבנה לאט לאט. לקח כמעט שנה עד שפיצחתי את נויישן, עוד מספר חודשים עד שהעברתי אליה את הדברים, ועוד כמה חודשים עד שיכולתי לומר שהימור הצליח ונויישן עובדת בשבילי.

חלק מהעבודה בנויישן, כמו בכל מערכת אחרת, היא בנייה של מערך נוהלים והקפדה עליהם. למשל, מתכונת ברורה לשמות פרויקטים וכותרות משימה, סקירה יומית (לפחות בוקר וערב), סקירה שבועית וכו' וכו'.

אתם יכולים להתרשם מגרסה קודמת של האפליקציה, שהעליתי לנויישן לצפייה ולהעתקה. שכפלתי את הדאטה-בייס שלי, ניקיתי את כל הנתונים, שמתי כמה נתוני דמו, ובניתי כמה דשבורדים להמחשה. זו יכולה להיות נקודת התחלה טובה – https://rmcm.info/ntb.

לייעוץ ולסיוע מעשי בתכנון, הקמה ותפעול פתרונות נויישן – הקליקו כאן.

מרחב העבודה שלי בנויישן - Notion

מרחב העבודה שלי ב-Notion

לקח זמן עד שפיצחתי את נויישן, ועד שהפכתי אותה לכלי מותאם אישית. היום נויישן עוזרת לי לנהל כמעט כל אספקט בחיי. אתם מוזמנים לקצר דרך על הגב של הניסיון שלי

קראו עוד »