הייעוד של בלוג פרודוקטיביות דיגיטלית הוא לקצר לכם את הדרך לשיטות, פתרונות וכלים שיעשו את חייכם בעולם הדיגיטלי לנוחים יותר – במרחב האישי והפרטי, המקצועי והעסקי.
אם תשקיעו את הזמן בעיון במבוא, זה יחסוך לכם הרבה – זמן וכסף – ככל שתשתמשו בתכני הבלוג. תוכלו להבין יותר מהר, ולהחליט יותר מהר.
תכלס, השימוש בבלוג פרודוקטיביות דיגיטלית הוא סוג של תהליך ייעוץ. תמיד עדיף לבוא מוכנים.
דוגמאות שילוו אתכם לאורך, לרוחב ועומק האתר:
- צריך לקנות חלב ואוכל לחיית המחמד
- סוכנות ביטוח קטנה
- סטודיו לגרפיקה
מהי פרודוקטיביות דיגיטלית?
הרבה דברים שפעם עשינו בכל מיני שיטות ודרכים, אנחנו עושים היום באמצעות כלים ופלטפורמות דיגיטליות. הדוגמא הכי בולטת היא, כיצד אנו משתמשים היום בשירותים, פתרונות וכלים פיננסיים כגון בנק, כרטיס אשראי וכד'.
כלומר, לשים במועדפים קישור זמין לאתר הבנק שלכם, שמאפשר כניסה מהירה לחשבון מהמחשב או הטלפון בכל רגע נתון, זו החלטה פרודוקטיבית, שחוסכת לכם בכל פעם כמה דקות.
איפה אתם שומרים את הקישור הזה? האם הקישור מסונכרן בין כל המכשירים שמאפשרים כניסה לחשבון, או שאתם צריכים לשמור קישור בכל מכשיר בנפרד?
ואם יש לכם יותר מחשבון אחד ביותר מבנק אחד? איך אתם מנהלים את הסיסמאות לכל זה? איפה אתם רושמים מה שחשוב לא לשכוח? יש לכם אפשרות להפעיל תזכורות?
שרשרת המטלות: כולם מחפשים אפליקציה
בירור מצב חשבון זו מטלה (יומית, שבועית או חודשית) שהיא חלק מצבר משימות במסגרת פרויקט של ניהול תזרים אישי או משפחתי, שהוא חלק מתחום הפעילות של ניהול משק בית.
כך גם קניית חלב, מטלה שהיא חלק ממערך משימות במסגרת פרויקט של ניהול מזווה, שהוא חלק מתחום הפעילות של ניהול משק בית.
מכיוון שקניית חלב כרוכה בהוצאה כספית, הרי ששתי המטלות קשורות זו לזו ועשויות להשפיע זו על זו. למשל, אם בחשבון הבנק אין מספיק כסף, צריך לדחות את הקניות.
ביצוע מטלה מס' 1 – בדיקת חשבון הבנק – משפיע על ביצוע מטלה מס' 2 – קניית חלב.
עכשיו תחשבו על כל מגוון המטלות, המשימות והפרויקטים שיש לכם צורך לבצע ולעקוב אחריהם – בחיים האישיים, חיי המשפחה, חיי החברה, העבודה, התחביב וכמובן עסק – וגם אתם תגיעו למסקנה המתבקשת – שצריך איזו אפליקציה שתאפשר לנהל את הכל באופן מסודר ונוח.
אפשר לקרוא לאפליקציה המבוקשת כל-כך בשם 'פרודוקטיביות דיגיטלית' (Digital Productivity).
אין אפליקציה כזאת שעושה הכל, אבל אם זה מה שאתם מחפשים, הגעתם למקום הנכון.
צעד ראשון: קחו נייר ועיפרון… ממש כך
פתרון פרודוקטיביות דיגיטלית מורכב משילוב של מספר כלים ופלטפורמות. המערך הבסיסי ביותר – למשל, לאדם שהוא שכיר ללא אחריות ניהולית, עם משפחה אבל בלי תחביבים – יכול לכלול תיבת דואר אלקטרוני, רשימת אנשי קשר, ספריית קבצים, ומחברת.
אני לעומת זאת – עצמאי, בעל משפחה, עם שני תחביבים – משתמש ביותר מ-30 כלים דיגיטליים בשוטף. 10 מתוכם הם כלי ליבה:
- דואר אלקטרוני
- יומן אלקטרוני
- ספריית קבצים בענן
- מעבד תמלילים / מחולל מסמכים
- פלטפורמה לניהול משימות ופרויקטים (כולל מעקב פיננסי)
- אפליקציה לרשימות ופתקים
- מערכת לניהול תוכן / ידע
- אפליקציה לשמירת קישורים
- אפליקציה לטיפול בתמונות
- תוכנת הנח"ש
הפירוט המלא: ארגז הכלים שלי
אתם לא צריכים נייר ועיפרון (או כל כלי עזר תכנוני אחר) כדי להבין שאתם זקוקים לדואר אלקטרוני, יומן, אחסון וכלי כתיבה. גם הבחירה היא בסך הכל די פשוטה. אבל כדי לבחור פלטפורמת ניהול משימות, אפליקציה לפתקים ואת כל השאר – בשביל זה כבר צריך לפענח את התהליכים אותם צריך לנהל.
הנה הרשימה שלי, שמרכזת שרשרת פתקים שהתפתחה לאורך זמן והתגבשה לפתקית הזאת, שמודבקת על שולחן העבודה שלי, מול המחשב, ממש לפני המקלדת.
צאו לדרך עם רשימה בסיסית של משימות, תהליכים, פרויקטים ושאר דברים שאתם יודעים שאתם צריכים לנהל. רצוי לפרק אותם לתת-משימות ולשלבים.
דוגמא מייצגת להר המשימות של אדם ברגע נתון:
- פרטי: לתזמן משימות בית, לתכנן חופשה משפחתית, לארגן את אלבומי התמונות, לשלם ביטוח, להכין תפריט ומתכונים לאורחת החג.
- אישי: לפרסם פוסט בפייסבוק, לשתף תמונה באינסטגרם, לנהל בלוג, להשתתף בקבוצות ופורומים, לצפות בסרט הדרכה.
- מקצועי: לעדכן אתר אינטרנט, לנהל קמפיין פרסומי, לכתוב מאמר, להכין מצגת, לבדוק מתחרים, לרענן ידע.
- עסקי: לטפל בלידים, לטפל בפניות של לקוחות, לנהל פרויקטים, לתעד רעיונות, לעקוב אחרי חשבוניות וגבייה.
בלי שיטות מסודרות, תהליכים ברורים וכלים נוחים לניהול, יישום, מעקב ותיעוד – יהיה קשה לשלוט בכל זה.
כאשר אתם מכירים ומבינים את הר המשימות שלכם, יהיה לכם יותר קל לזהות את ההמלצות הרלוונטיות עבורכם ולבחור את הפתרונות שמתאימים לכם.
בלוג פרודוקטיביות דיגיטלית – קווים מנחים להבנת ההמלצות
כל כלי, פתרון או תהליך המומלצים בבלוג – כל פרט בפאזל – נדרש לעמוד במספר קריטריונים:
- עבר מבחן מעשי, או סקירה יסודית, או מוביל בתחומו.
- תורם לשיפור פרודוקטיביות כמשתמש יחיד ו/או כחלק מקבוצה / צוות.
- מתאים לאחד או יותר מצרכי הפרודוקטיביות – אישית, מקצועית, עסקית – הן לשימושים פרטיים והן לשימושים קבוצתיים, קהילתיים ופומביים.
- משתלב בתפיסה הכוללת של מרחב דיגיטלי אחד – במחשב, בטלפון ובכל המכשירים האחרים.
- מאפשר מעבר חלק בין מכשירים, פלטפורמות וכלים ללא צורך בהתחברות/התנתקות נוספות.
- יכול לפעול באינטגרציה עם כלים אחרים.
- חוסך או מונע רישום כפול (Double Tasking).
- פשוט ככל האפשר.
- מציע גרסה חינמית, או לפחות התנסות חינם.
- אפקטיבי גם למשתמשי RTL (מימין לשמאל).
לא, אני לא משתמש בכל מה שאני ממליץ עליו, ויש לכך כמה סיבות:
- כשיש אלטרנטיבות, בסופו של דבר חייבים לבחור אחת ולהתקדם איתה.
- לא כל פתרון אני יכול להרשות לעצמי מבחינה תקציבית.
- יש פתרונות שפחות מתאימים לי, אבל ברור שהם עשויים להתאים מאוד למישהו אחר, עם צרכים אחרים וסגנון עבודה שונה.
- כמו כל אחד, גם אני נתקע לפעמים עם פתרון ישן ונחות, כי המעבר לפתרון חדש ומתקדם הוא פרויקט לא מעשי באותו רגע.
לכל דבר יש אלטרנטיבות. מטרת בלוג פרודוקטיביות דיגיטלית היא לא לשכנע אתכם שארגז הכלים שלי הוא הטוב ביותר, אלא לספק לכם ידע ומידע שיסייעו לכם להרכיב את ארגז הכלים הטוב ביותר עבורכם.
כן, אני עשוי להרוויח מזה שאתם לוחצים על קישורים מסוימים או קונים מוצרים ושירותים דרך הפניות מהבלוג. כאמור, כל קישור כזה, כל המלצה, מייצגת את אותם קווים מנחים וקריטריונים.
בהצלחה.
