ניהול משימות (Task Management) הוא צורך בסיסי ברמה אישית, ברמה מקצועית וכמובן ברמה עסקית. אין לנו אפשרות לזכור הכל, ולכן דרושים לנו שיטה אפקטיבית וכלי נוח לרשום מה עלינו לעשות, מתי, איך, עם מי ועוד פרטים שקשורים לכל משימה; החל ממשימות אישיות כגון "לקנות חלב", דרך מטלות מקצועיות כגון "לכתוב מאמר לבלוג", ועד משימות עסקיות כגון "להכין הצעת מחיר".
מי שאחראי על המשימות של אנשים אחרים – הורה על ילדיו, מנהל על עובדיו – צריך גם שליטה ובקרה על המטלות שלהם.
כולנו עשינו את זה בעבר באמצעות מחברות, פנקסים ופתקים, ואחר-כך באמצעות גיליונות אקסל, והיום עומדים לרשותנו כלים דיגיטליים חכמים ונוחים.
יש עשרות פלטפורמות וכלים דיגיטליים לניהול משימות. זה אומר שאין פתרון מושלם, והדרך אל הפתרון שמתאים לכם כרוכה בניסוי וטעייה.
הסקירה שלפניכם עוסקת באופן בו כדאי לגשת לתהליך הבחירה של פתרון לניהול משימות.
ניהול משימות: התכוננו למסע
כל הכלים מאפשרים יצירה של משימות, ארגון שלהן בפרויקטים או עפ"י הקשרים אחרים, מיון, סינון ומעקב אחרי לוח הזמנים וההתקדמות.
מרבית הכלים מציעים גרסאות חינמיות או תקופת התנסות חינם, כך שניתן לבחון את התכונות וההתאמה באופן מוחשי. מומלץ להכין מראש תוכנית מבחן המשקפת את הצרכים האמיתיים שלכם. זה יכול להיות פרויקט מודל, או כל תוכנית מבחן אחרת שתאפשר לכם השוואה נאותה.
בדרך אל הפתרון שלכם לניהול משימות, יתכן כי תבחנו 5 – 7 כלים שונים כדי לזהות את זה שעונה על דרישותיכם באופן מיטבי ונוח לכם לעבוד איתו.
צעד ראשון: הכירו את התהליכים שלכם
נהוג לומר שקודם כל צריך להגדיר צרכים, אבל האמת היא שאתם מכירים היטב את הצרכים שלכם: מכירות, עסקים, מנהלה, חשבונות, ייצור וערימה של מטלות אישיות מסוגים שונים. החסרנו משהו?
החלק הקשה הוא הכרת התהליכים שעוברת כל משימה.
תכנון של מערך ניהול משימות דורש לא מעט זמן וניתוח של תהליכים. עליכם לראות את הפיקסלים הקטנים שמרכיבים את התמונה הגדולה.בעי עסקים, מנהלים, עצמאים, פרילאנסים וראשי צוותים נוטים לדלג על השלב הזה, גם מפאת חוסר זמן, וגם בגלל המחשבה המוטעית שהם מכירים היטב את התהליכים כי הם חיים אותם יומיום.
הכרת התהליכים: הכינו 3 רשימות
- רשימה של תהליכים חיוניים – חיוב, גבייה, דיווח מס, שכירת עובד חדש, מכירה, מענה לפנייה וכד'.
- רשימה של תהליכים עבור לקוחות – רשימה זאת תהיה, כמובן, שונה בהתאם לתחום העיסוק והתוצרת.
- רשימה של תהליכים לפיתוח עסקי (למצוא שותף) ולפיתוח אישי (להתחיל כושר).
לכל אחד מן התהליכים ברשימות אלו יש לרשום את השלבים שלו.
כעת רשמו את מגוון הדרכים בהן תרצו להסתכל ולבחון את רשימת המשימות שלכם: לפי תאריך יעד, לפי תקציב כולל, לפי סטטוס ביצוע וכד'.
אל תחפשו פתרון לניהול פרויקטים, זה לא מה שאתם צריכים
זוהי, ככל הנראה, השגיאה הנפוצה ביותר בחיפוש אחר שליטה בעניינים שלכם – לתור אחרי פתרון לניהול פרויקטים במקום אחרי פתרון לניהול משימות.
הייעוד של פתרון ניהול משימות לארגן הכל, בכלל זה פרויקטים, במקום אחד נוח ונגיש, בו ניתן לצפות במשימות, למיין אותן, לסנן אותן ולעבוד עליהן. בקלות ובאופן אינטואיטיבי.מנקודת מבט זו, פרויקטים הם "רק" עוד דרך אחת להסתכל על משימות.
במילים אחרות, ניהול פרויקטים זו תכונה של פתרון לניהול משימות.
יתכן כי לפרויקטים מסוימים תצטרכו להשתמש בכלים ייעודיים מחוץ למערכת המשימות שלכם, אך חלק גדול, אם לא עיקרי, של הפרויקטים ינוהלו בתוך מערכת ניהול המשימות.
להבין את המשימות הקטנות (מיקרו-משימות)
משימה היא אכן האטום ממנו בנויים פרויקטים. אבל כל משימה היא גם מולקולה בפני עצמה, עם משימות משנה (תת-משימות) ו/או מיקרו-משימות.
הדוגמא הבסיסית להמחשה: לקנות חלב.
יש משימה שכותרתה "לקנות חלב". זוהי משימת משנה של משימת אב שכותרתה "קניות שבועיות", במסגרת פרויקט "ניהול משק בית", במרחב המשימות האישיות (Personal Workspace).
בתוך המשימה "לקנות חלב" יכולה להיות הערה כגון "3 יחידות", אולי גם תמונה של המותג המועדף. יכולות להיות גם מיקרו-משימות כגון: להשליך את החלב הישן, לשמור את הקבלה, להודיע על מלאי החלב למשפחה וכד'.
הבנת האנטומיה של משימה תעזור לכם מאוד בעת המסע למציאת פתרון, ונסיעת המבחן בכלים השונים.
אפליקציית המובייל היא חיונית, אבל הנוחות של אפליקציית ה-ווב/דסקטופ היא קריטית
אין טעם לבחון כלים שאין להם אפליקציית מובייל. כך גם בכל הקשור לניהול משימות, תחום בו אפליקציית המובייל היא חיונית כדי לשמור על קשר עין עם המשימות בכל רגע נתון, וליצור או לערוך משימה.
יחד עם זאת, ניהול משימות דורש מסך גדול, המאפשר לראות את התמונה הכוללת בנוחות.
אפשר להתפשר על הפונקציונאליות במובייל, לפחות לזמן מה, אך על הפונקציונאליות ב-ווב או בדסקטופ לא ניתן להתפשר ולו לרגע.
גמישות, גמישות, גמישות
דברים משתנים. אם הפתרון שלכם לניהול משימות אינו גמיש לשינויים, במהרה תאלצו למצוא פתרון אחר. לא מדובר רק על התאמה אישית או שינויים קלים פה ושם. לעתים קרובות תצטרכו לשנות גישה – איך מטפלים במשימות, כיצד מארגנים אותן, צופים בהן ועוקבים אחריהן. לפעמים נדרשת שיטה שונה לניהול קבוצות מסוימות של משימות.
גמישות גבוהה אין פירושה שסידור מובנה אינו רצוי, אלא שבאפשרותך לסדר משימות בדרכים שונות ומגוונות, ולאפיין משימות באופן ייחודי.
מערכת יחסים ארוכת טווח עם פתרון לניהול משימות היא לעולם רצופה הפתעות וצרכים חדשים. הפתרון צריך לגדול איתכם בסנכרון עם אופן המחשבה וצורת העבודה שלכם. אם לא זה המצב, סימן שהגיע הזמן להחליף.
הפרמטרים העיקריים לבחינת פתרון לניהול משימות
- נגישות מכל מכשיר – מחשב נייח, מחשב נייד, טלפון חכם, טאבלט
- אינטואיטיביות – הבנה מיידית של היסודות: יצירה, הקצאה, סידור ומעקב אחרי משימות
- קלות שימוש – להוסיף, לערוך, למיין ולסנן משימות במהירות
- חיפוש – לאיתור מהיר של משימות
- התאמה אישית – לדרישות ייחודיות וסגנון עבודה
- שיתופיות – לעבודה בצוות
- קישוריות – לעבודה חלקה עם אפליקציות וכלים אחרים
- אופק פיתוחי ותמיכה
תכונות שחייבות להיות בפתרון לניהול משימות
- שדות מותאמים אישית
- תצוגת יומן / לוח שנה
- הוספה באמצעות דוא"ל
- מערך הרשאות – מי יכול לצפות / לעשות מה, איפה, מתי ואיך
- משתמשים אורחים
- יצוא וגיבוי
משימות אישיות
בדרך כלל למרבית השימושים האישיים רשימת משימות (To do list) מספיקה בהחלט. אפליקציות מובילות לפתקים (Note Taking), כגון גוגל קיפ, כוללות תכונות מתקדמות לרשימת משימות.
לעומת זאת, כאשר עליכם לנהל משימות מקצועיות ועסקיות, כדאי לבחור פתרון המאפשר הכללה גם של משימות אישיות. הכל במקום אחד.
במערכות מתקדמות כל משתמש מחובר יכול להשתמש באזור אישי למשימותיו האישיות. זה דבר בסיסי.
משמעת ומוסכמות
משימות אינן מתנהלות מעצמן. יש לקבוע כללים ברורים לניהול משימות ולהקפיד על מוסכמות.לאחר יישום והטמעה של פתרון לניהול משימות חשוב לעקוב באופן שוטף אחרי חידושים, עדכונים ושיחות הקשורים למתודולוגיה ולמערכת שנבחרו.
ניהול משימות הוא תחום שנמצא בתהליך רציף של שינוי והתחדשות.
ניהול משימות בעברית
למשתמש העברי הבחירה כמובן קשה יותר. כמעט ואין, אם בכלל, פתרונות איכותיים בהם העבודה מימין לשמאל היא מובנית וטבעית.
בכל מה שקשור לניהול משימות, הכרוך לעתים קרובות בכתיבה מרובה, נוחות העבודה בעברית היא שיקול מכריע.
טיפים לעבודה בעברית: פרודוקטיביות מימין לשמאל
