בכל בוקר, אחרי שהכנתי לעצמי קפה, אני פותח את נויישן (Notion) ונכנס לדשבורד הראשי (Prime Dashboard) במרחב העבודה שלי (Workspace).
כאן, בדשבורד הראשי, אני רואה במבט מהיר את כל המשימות שעלי לטפל בהן היום – לעשות או לעקוב. זהו המסך העיקרי שמלווה אותי לאורך יום העבודה, וגם מעבר לשעות העבודה בענייניי הפרטיים. תמיד פתוח, תמיד נגיש בקליק – במחשב הנייח, בלפטופ ובטלפון (אין לי טאבלט).
נויישן היא הפלטפורמה שעוזרת לי לנהל את חיי – במישור האישי, המקצועי והעסקי. אני משתמש בה כדי לנהל את ענייני הכספיים (הכנסות והוצאות, דו”חות מס), ענייני העסקיים (לקוחות ופרויקטים), תוכן וערוצים ועוד ועוד – כמעט כל אספקט בחיי מנוהל, החל מנובמבר 2019, בעזרת נויישן.
הפעילות שלי בנויישן מתנהלת באופן שוטף בשתי שפות – עברית ואנגלית. כלומר, גם עבודה מימין לשמאל וגם משמאל לימין. החלק הארי של הפעילות הוא בעברית, מימין לשמאל, אבל חלק נכבד מתבצע באנגלית. הכל באותו דאטה-בייס.
ℹ איך לעבוד עם נויישן בעברית – Notion RTL
לפני שהעברתי את החיים שלי לנויישן, השתמשתי בכלים כגון וונדרליסט, טרלו, אסנה, קודה, וכמובן בגיליונות אלקטרוניים (אקסל, גוגל-שיטס). לכתיבה ופתקים השתמשתי בוורד, גוגל-דוקס, גוגל-קיפ ובכלים נוספים שהשלימו את הפלטפורמה המרכזית בה התנהלו הפרויקטים והמשימות. זה היה יעיל אבל מתיש.
נויישן מאפשרת לי לרכז כמעט הכל במקום אחד, ולארגן את הכל בדיוק לפי סגנון העבודה המתאים לי ולצוות שאיתי. דברים משתנים? נויישן משתנה איתם.
למעשה, בניתי בנויישן אפליקציה חכמה וגמישה, שאני יכול להתאים אותה בכל רגע נתון לשינויים בעסק שלי, בחיים שלי, ובסגנון העבודה שלי. עם הזמן גיליתי שאני יכול להתאים את האפליקציה לשינויים ולחידושים בנויישן.
עקרונות מנחים
- מרחב העבודה מתוכנן ובנוי עפ"י העקרונות של מתודולוגיית GTD מאת דיוויד אלן.
- הנתונים והמידע מרוכזים בטבלאות אב (Master Tables), ומנוהלים באמצעות תצוגות (Views) בדפי דשבורד מותאמים אישית.
- לכל פריט מידע יש רשומה אחת ופעולת קלט אחת.
- כל דבר הוא משימה – Everything is a Task.
- פשטות – Keep it Simple.
הדשבורד הראשי – Prime Dashboard
הדשבורד הראשי במרחב העבודה שלי בנויישן מורכב מרכיבי טוגל (Toggle Blocks) שניתנים לפרישה ולכיווץ. בכל רכיב טוגל יש תצוגה מסוננת של טבלת אב (Master Table) מהדאטה-בייס שמניע את מרחב העבודה. המבנה הזה מאפשר לי לראות כמה דברים בבת אחת, או להתמקד באחד או שניים, תוך שמירה על מראה נקי ומסודר.
מסכים עיקריים במערכת
האזור המרכזי מתחלק לשתי עמודות. העמודה השמאלית, בה מתבצעת רוב העבודה, כוללת רכיבי טוגל עם משימות לביצוע עפ"י קטגוריות. המשימות נמשכות מתוך טבלת האב של המשימות (Master Tasks Table), ומסוננות עפ"י הקטגוריות – אינבוקס, משימות יומיות, תשלומים, משימות אישיות, משימות מכירה (לידים), משימות ניהול עסקי וניהול לקוחות, ומשימות ייצור (לחיוב).
בכל קטגוריה יש לפחות שני טאבים (Tabs) עם תצוגות (Views) של הנתונים; תצוגת ברירת המחדל היא למשימות המיועדות להיום, או שהיו צריכות להתבצע עד היום (On or before Today).
תצוגה נוספת בכל קטגוריה היא של כל המשימות הפתוחות (Active). בטוגל של משימות תשלום יש גם תצוגה חודשית. בחלק מן הקטגוריות יש תצוגה משתנה (Today+) המיועדת להצגת משימות בטווח תאריכים נבחר.
העמודה הימנית כוללת טוגלים תומכים, עם נתונים שנמשכים מטבלאות אב – לקוחות, פעילויות, חשבוניות וכד'.
בתחילת 2023, כחלק מהתאמה של מרחב העבודה לעדכונים של נויישן, הטור הימני עבר שינוי קל. הטור השמאלי (הראשי) לא עבר כל שינוי.
התפריט הצידי – עץ המרחב
מרחב העבודה משרת את חמשת תחומי החיים שלי: עניינים אישיים ומשפחתיים, עניינים פיננסיים, משאבים וידע, תוכן וערוצי תוכן, העסק והלקוחות. לכל אחד מאלה יש אזור במרחב העבודה, שמוצג בתפריט הצידי של נויישן. בכל אזור מספר דפי דשבורד ממוקדים.
לעסק יש שני אזורים, אחד לניהול העסק עצמו והשני לניהול הלקוחות. למעשה, אפילו שלושה אזורים, כולל תיק העבודות (Portfolio), שהוא אזור פומבי (בפועל מיני-סייט שפועל במקביל לאתר האינטרנט של העסק).
בנוסף, יש בתפריט הצידי אזור אדמין, המיועד לכל מה שקשור בניהול ובתפעול של מרחב העבודה בנויישן. לדוגמא תבניות, בלוקים גלובליים וכד'.
תפריט הצד במרחב העבודה שלי עבר מהפכה בתחילת 2023, לאחר שנויישן הציגו את מרחבי הצוות (Team Spaces). כל אזור הפך למרחב צוות עם הרשאות מתאימות. גם אזורים שמיועדים לי בלבד (לפחות בשלב זה) עברו לפורמט של מרחב צוות.
המעבר למרחבי צוות מפשט מאוד את אפשרויות השיתוף, עוזר לך ולאחרים להתמקד, אך בעיקר – הופך את ההיררכיה ואת הניווט לברורים יותר. כלומר, גם עבור עסק שבו רוב המידע חשוף לאדם אחד בלבד, לחלוקה למרחבי צוות יש יתרון תפעולי וניהולי.
בפועל, העתקתי את הארכטקטורה של אזורים לארכיטקטורה של מרחבי צוות, תוך ביצוע שיפורים משמעותיים בתצוגות ובארכיטקטורה הפנימית של תחומי הפעילות. הרבה יותר נוח. כעת יש מרחבי צוות לניהול העסק, שיווק, פיננסים, פעילות התוכן המערכתי ואדמין.
❓ דילמה: האם להעביר את המידע והדפים האישיים (Personal) למרחב צוות עם הרשאות לעצמי בלבד, או להשאיר אותם באזור הפרטי (Private) כמו קודם. מובן שכל השיפורים בתצוגות שנולדו כתוצאה מן המעבר יושמו גם באזור הפרטי.
המעבר לארכיטקטורה של מרחבים מחייבת שיהיה לפחות מרחב אחד ברירת מחדל, אליו מנתבים בעת הצורך תנועה אקראית לכשתהיה אם תהיה. בארכיטקטורה של אזורים אין צורך בדבר כזה. מרחב ברירת החדל שלי נקרא General והפונקציונאליות שלו מוגבלת מאוד, היות והעסק שלי מבוסס בעיקר על פרילאנסים שנחשפים רק למידע מסוים. בעסקים יותר גדולים למרחב ברירת המחדל יש פונקציונאליות משמעותית יותר, כגון On-boarding. אבל בהחלט יתכן שעם הזמן תמצא פונקציונאליות למרחב ברירת המחדל גם עבורי. זה מה שיפה בנויישן.
במצב הקודם, הלינק העליון בתפריט הצידי, מעל כל האזורים היה, כמובן, הדשבורד הראשי. מתחתיו יומן המשימות, שהוא כלי לתכנון חודשי ושבועי, ותיבת אינבוקס אליה נכנסים כל הפתקים שאחר-כך הופכים למשימות.
במצב החדש אין בפועל לינק עליון. בשלב זה, הדשבורד הראשי נשאר בראש האזור הפרטי ובראש אזור המועדפים. על פניו נראה כאילו כלום לא השתנה, אך בפועל דרושה התאמה התנגותית לכך שאין קישור ראשי מעל כל האזורים/מרחבי צוות.
❓ דילמה נוספת: האם להעביר את הדאטה-בייסים (17 סה”כ) שמיוצגים בתחתית התפריט באזור הפרטי למרחב האדמין, או למרחב צוות ייעודי לדאטה-בייסים. בשלב זה ההחלטה היא לא להעבירם.
הדאטה-בייס
מרחב העבודה שלי בנויישן בנוי עפ"י התפיסה של ריכוז מידע בטבלאות אב (Master Tables), וניהולו באמצעות דשבורדים ותצוגות דינאמיות. אפשר לקבל הסבר מפורט על הגישה בווידאו של וויליאם נאט.
הדאטה-בייס שלי כולל 5 טבלאות ליבה, מספר טבלאות עזר, וכמה טבלאות ייחוס. כל הטבלאות מקושרות ביניהן, באמצעות שדות קישור (Relation) ושדות איסוף (Rollup).
טבלאות הליבה (Core Tables) הן המנוע של האפליקציה. הן הבסיס להכל. למעשה, כל אפליקציה המיועדת לניהול משימות ופרויקטים צריכה לכלול את 5 הטבלאות האלה – צוות, לקוחות, פעילויות, פרויקטים ומשימות.
❗ למי שמנהל את כל ענייניו לבד – ללא שותפים משפחתיים, חברתיים או עסקיים – יש רק רשומה אחת בטבלת הצוות (Team).
טבלת הלקוחות (Entities) כוללת גם לקוחות "פנימיים" (ולפיכך, גם פעילויות פנימיות, פרויקטים פנימיים ומשימות פנימיות). במרחב העבודה שלי יש ארבעה לקוחות פנימיים – אני הפרטי, אני העסקי, מינהלת התוכן שלי (אני מייצר המון תוכן) ולקוח פנימי נוסף באמצעותו אני מנהל את ארגז הכלים הדיגיטלי.
מי שאין לו פעילות עסקית יכול, כמובן, להסתפק רק בלקוחות הפנימיים המתאימים לו. הדאטה-בייס הבסיסי ביותר כולל לקוח פנימי אחד.
טבלאות העזר וטבלאות הייחוס עשויות להיות שונות אצל כל משתמש, בהתאם לסוג הפעילויות שלו. לדוגמא, מי שאינו מנהל עסק, לא צריך טבלת מעקב לחשבוניות.
טבלת המשימות – Master Tasks Table
זוהי, מן הסתם, הטבלה העמוסה ביותר והפעילה ביותר. כל הדאטה-בייס וכל הדשבורדים נמצאים כאן בשבילה. בעת כתיבת שורות אלה, טבלת האב 'משימות' (DB Tasks) כוללת למעלה מ-7,500 משימות. רובן הגדול, כמובן, במצב 'בוצע' (Done\Completed).
כל דבר הוא, בעצם, משימה. לדוגמא, פתק (Note) נכנס לטבלת המשימות עם סטטוס מתאים וללא תאריך לביצוע. הוצאה (Expense) נכנסת לטבלת משימות עם שיווק לפרויקט הוצאות ועם מספר שלילי (-) בשדה #תשלום. המעקב אחרי ההוצאות מתבצע באמצעות תצוגות מסוננות.
יש כמה סוגי משימות, שנבדלות ביניהן עפ"י השיוך לפרויקט (שמשויך לפעילות שמשויכת ללקוח), ומגוון של הגדרות ופרמטרים.
- משימות לביצוע – עבור לקוח פנימי או לקוח חיצוני.
- משימות לתשלום / מעקב תשלומים – עם סכום בסימן מינוס (-) ותאריך לפי מועד התשלום המתוכנן.
- משימות למעקב.
- משימות מידע – ללא תאריך. לדוגמא, משימות המשויכות לפרויקטי Wiki.
המכנה המשותף לכל המשימות מחוץ לאינבוקס הוא שיוך לפרויקט כלשהו, הגדרת סטטוס משימה (לא התחילה, בביצוע, בהמתנה, בוצעה). שאר הפרמטרים (סה"כ 32 במספר) הם לפי אופי המשימה והקשריה. חלק מהפרמטרים הם ידניים, וחלק דינאמיים מתוך הקישור לפרויקט, לפעילות וללקוח.
העדכון של נויישן, שאפשר פרמטר ייעודי לסטטוס משימה (בעבר השתמשנו בפרמטר רשימה רגיל), חייב שינוי. כיום סוגי המשימות נפרדים זה מזה באמצעות הגדרות המשנה של פרמטר ‘סטטוס’.
טבלת אינבוקס – DB Inbox
עד לא מזמן, מנגנון האינבוקס (Inbox) היה חלק מטבלת המשימות, כעת הוא מנוהל בטבלה נפרדת. הסיבה היא פשוטה: אצלי יש המון רשומות באינבוקס. במצב כזה ההתעסקות עם נוהל המיון של רשומות אינבוקס היא גדולה מהרגיל ועדיף ליצור הפרדה “מכנית” ולא רק “לוגית”.
טבלת אינבוקס כולל 5 פרמטרים בלבד: כותרת, שדה טקסט לתקציר והערות, שדה URL, שדה תאריך יצירה ושדה תאריך עריכה. כל השדות האלה נמצאים בכל טבלאות הליבה, כך שהניתוב של רשומות מטבלת האינבוקס לכל טבלה אחרת הוא חלק ומהיר.
יש נוהל לטיפול באינבוקס: פתקים עם מידע דחוף, מטופלים מייד או באותו היום, ופעם בשבוע מתבצעת פעולה של בדיקה וניקוי האינבוקס בראייה כוללת.
סיכום דבר
מרחב העבודה שלי בנויישן נבנה לאט לאט. לקח כמעט שנה עד שפיצחתי את נויישן, עוד מספר חודשים עד שהעברתי אליה את הדברים, ועוד כמה חודשים עד שיכולתי לומר שהימור הצליח ונויישן עובדת בשבילי.
חלק מהעבודה בנויישן, כמו בכל מערכת אחרת, היא בנייה של מערך נוהלים והקפדה עליהם. למשל, מתכונת ברורה לשמות פרויקטים וכותרות משימה, סקירה יומית (לפחות בוקר וערב), סקירה שבועית וכו' וכו'. אתם יכולים לראות הנחיות דומות בכל המדריכים לפתרונות דומים.
